The OBA is pleased to report that we successfully advocated for the continuation of bulk fee payments (where firms make one payment for their roster of lawyers) in the new LSO Connects system. Originally, the LSO intended to require each lawyer to pay their fees individually, seek reimbursement, and have firms process reimbursements for each of their lawyers. We heard from many of you that this would be an unnecessary administrative burden and have secured a commitment from the LSO to continue the bulk payment option going forward. Most of you should have received a direct email from the LSO with this information, but it was noted that some individuals and firms may be missing due to outdated information in the LSO database.
The important point to flag for you is that utilizing the bulk payment option moving forward will require an affirmative opt-in email to the LSO.
Firms and organizations that would like to participate in the bulk payment process must notify the Law Society by December 6, 2024, by emailing accounts@LSO.ca
The original email sent by the LSO with additional details can be accessed at the link below.
*Please read the following message, as it contains important information impacting licensees at your firm or organization
The Law Society has recently introduced LSO Connects, a new technology system that supports interactions between licensees and the LSO. If you are not familiar with LSO Connects, we strongly encourage you to review the presentation deck or watch it here: LSO Connects Information Session 2024.
LSO Connects will provide a more streamlined and reliable online service and will give licensees and licensing candidates additional self-serve options along with one-stop access to their business interactions with the Law Society. LSO Connects supports the Law Society’s ongoing focus on building efficiencies and reducing administrative burdens for both licensees, the organization and other stakeholders.
The transfer to the new system means that some Law Society processes have been altered, including the following:
Changes to fee payments
Here are four important changes you should know about, as they may impact how you or your firm or organization pay annual fees:
1. Fully card-based payments
The Law Society has moved to a card-based payment system, which means we are accepting major credit cards, Visa Debit, and Debit Mastercard. We no longer accept other payment methods such as electronic fund transfers (EFT), cheques and money orders, with the exception of EFT payments made by firms or organizations as part of the bulk payment process.
2. EFT payments for bulk fees only
While only card-based payments are accepted for payments made by licensees or licensing candidates, EFTs are still available for bulk payments of licensee fees by firms and organizations.
Please note that the process for making bulk payments, where a firm or organization pays the annual fees on behalf of their licensees, has changed. The new process is outlined in the presentation and is also copied below the signature line of this email. If your firm or organization would like to participate in the bulk payment process, you must notify the Law Society by December 6 by emailing: accounts@LSO.ca.
3. Licensee-initiated fee payments
Licensees will now generate their annual fee directly through LSO Connects, eliminating the need for annual fee invoices. By logging in, confirming or updating their information, and paying ahead of the March 31 deadline, licensees will maintain full control of their payment process. Instead of invoices, each licensee will receive a payment confirmation upon completion, streamlining the experience and reducing paperwork.Licensees can begin the process in LSO Connects to generate the annual fee on or after January 1 and must make their payment before March 31.
4. New monthly payment plan
For licensees or firms paying their licensees’ annual fees through a pre-authorized monthly payment plan, this process is also changing. Rather than withdrawals from a bank account, monthly fees will now be credit or debit card-based. Existing plan users will continue on their current plan until the end of 2024. As of 2025, licensees who wish to continue on the monthly payment plan will have the opportunity to enroll in the new card-based monthly plan.
Re-enforcing licensees’ administrative responsibilities
The design and comprehensive nature of LSO Connects supports the Law Society’s efforts to increase licensees’ direct engagement with the Law Society and reinforces licensees’ personal responsibility to directly manage the administration of their licence. As an example, in the past many firms and organizations contacted the Law Society to update the business relationship information for licensees who may have recently joined or left the organization. Licensees relied on their firm or organization to update their personal records, rather than make the change themselves. This led to delays and inaccuracies, putting unnecessary administrative burdens on the firm or organization and the Law Society. With LSO Connects, only the licensee may make changes to their information on file with the Law Society through their individual LSO Connects account.
Licensing and articling process changes
The Law Society has streamlined and modernized the administration of its licensing process. These improvements, which include online form submission and the removal of certain articling processes and filing requirements, create efficiencies and help reduce the administrative burden on principals and candidates. More information on these changes can be found at LSO.ca/LSO-Connects.
We are committed to assisting you in navigating these changes. If you have any questions about this process or any of the other changes, please don’t hesitate to reach out to licencesupport@lso.ca. You can also find more information about LSO Connects, including helpful FAQs on our website at LSO.ca/LSO-Connects.
Sincerely,
Licence Support
The Law Society’s new bulk payment process is as follows:
1. By January 31, 2025 – all licensees within the firm or organization would be required to begin the annual fee process to confirm their employment information, including their employer, and to generate their annual fee in LSO Connects. It is important that licensees within the firm or organization use the same name in the system for their employer. This action is crucial, as it will generate the annual fee amount owing and allow the Law Society to create a list of all licensees working at a particular firm or organization.
2. February 1 to 14*, 2025 – the Law Society will generate a list of all licensees who have confirmed their information, self-identified as employed or practising at the firm or organization and who have an annual fee balance in LSO Connects. This list will be provided to the respective firms and organizations.
3. February 15 to 28*, 2025 – firms and organizations review the list for completeness and accuracy. Firms and organizations should remove any licensee from the list if they are no longer with the firm or organization or if the firm or organization will not be paying for the licensee’s annual fee. Firms and organizations are to submit their final list to the Law Society by February 28, 2025.
4. March 1 to 8*, 2025 - the Law Society will review the list and provide the final bulk fee amount to each firm or organization for Electronic Fund Transfer (EFT) payment by a specified date (anticipated to be around March 15). This completion date allows time to process the payment before the March 31 deadline. No further adjustments from the firm or organization can be processed after the date the final list is submitted to the Law Society.
Please Note:
Occasional transactions, such as the payment of annual fees where a licensee joins the firm or organization after the bulk payment process has been completed or refunds related to the departure of a licensee from the firm or organization, will be transacted directly with that licensee.
*These timelines are estimates and may vary depending on the number of firms or organizations that take-up this new program and may change based on the volume of requests received by the Law Society. *
* Veuillez lire le message suivant, car il contient des renseignements importants concernant les titulaires de permis de votre cabinet ou organisation
Bonjour,
Le Barreau a récemment lancé ConnexionBarreauON, un nouveau système de technologie de l’information qui facilite les interactions entre les titulaires de permis et le Barreau. Si vous ne vous êtes pas familiarisé(e) avec ConnexionBarreauON, nous vous encourageons vivement à prendre connaissance de la présentation ou à la visionner : séance d’information 2024 sur ConnexionBarreauON. Veuillez noter que nous préparons actuellement la version française de la présentation.
En plus de fournir des services de manière plus simple et fiable, ConnexionBarreauON offrira aux titulaires de permis et aux candidates et candidats du processus d’accès à la profession des options libre-service supplémentaires ainsi qu’un accès centralisé à leurs interactions avec le Barreau. ConnexionBarreauON s’inscrit dans le cadre des efforts continus du Barreau visant à accroitre l’efficacité et à réduire le fardeau administratif des titulaires de permis, de l’organisation et des autres parties concernées.
Le passage au nouveau système signifie que certains processus du Barreau ont changé, notamment :
Changement au paiement des cotisations
Voici quatre changements importants dont vous devriez être au courant, car ils peuvent avoir une incidence sur la manière dont vous ou votre cabinet ou votre organisation payez les cotisations annuelles :
1. Système de paiement entièrement par carte
Le Barreau est passé à un système de paiement entièrement par carte, ce qui signifie qu’en plus de continuer d’accepter les principales cartes de crédit, nous acceptons également Visa Débit et Débit Mastercard. Nous n’acceptons plus d’autres modes de paiement comme les télévirements, les chèques et les mandats. Cependant, les cabinets et les organisations peuvent effectuer un télévirement dans le cadre du processus de paiement en bloc.
2. Télévirement uniquement aux fins de paiement en bloc des cotisations
Bien que les titulaires de permis et les candidates et candidats du processus d’accès à la profession puissent uniquement effectuer des paiements par carte, les cabinets et les organisations peuvent utiliser le télévirement pour faire le paiement en bloc des cotisations des titulaires de permis.
Veuillez noter que le processus pour effectuer un paiement en bloc, c’est-à-dire qu’un cabinet ou une organisation paie les cotisations annuelles au nom de ses titulaires de permis, a changé. Le nouveau processus est décrit dans la présentation ainsi qu’en dessous de la signature du présent courriel. Si votre cabinet ou votre organisation souhaite participer au processus de paiement en bloc, vous devez en aviser le Barreau d’ici le 6 décembre à accounts@LSO.ca.
3. Paiement de la cotisation à l’initiative des titulaires des permis
Les titulaires de permis paieront désormais leur cotisation annuelle directement par le biais de ConnexionBarreauON, en éliminant ainsi le besoin de produire des factures de cotisation annuelle. Ils pourront se connecter, confirmer ou mettre à jour leurs renseignements et payer avant la date butoir du 31 mars. Les titulaires de permis seront entièrement aux commandes de leur paiement au lieu d’attendre des factures. Chaque titulaire de permis recevra une confirmation de paiement à la fin du processus, pour une expérience simplifiée et une réduction de la paperasse. Les titulaires de permis peuvent entamer ce processus dans ConnexionBarreauON en vue de produire la note de cotisation annuelle le 1er janvier ou après cette date et doivent payer ce montant avant le 31 mars.
4. Nouveau régime de paiements mensuels
En ce qui concerne les titulaires de permis et les cabinets qui paient les cotisations annuelles à l’aide du régime de paiements mensuels préautorisés, ce processus change également. Au lieu des prélèvements d’un compte bancaire, les paiements mensuels se feront par carte de crédit ou de débit. Pour ce qui est des utilisatrices et utilisateurs actuels, leur régime se poursuivra jusqu’à la fin de 2024. À compter de 2025, les titulaires de permis qui veulent continuer à bénéficier du régime de paiements mensuels auront la possibilité de s’inscrire au nouveau régime de paiements mensuels par carte.
Renforcer les responsabilités administratives des titulaires de permis
La configuration et la nature exhaustive de ConnexionBarreauON soutiennent les efforts déployés par le Barreau pour inciter davantage les titulaires de permis à communiquer et à interagir directement avec celui-ci et renforcent la responsabilité des titulaires de permis de gérer eux-mêmes leur permis. Par exemple, auparavant, de nombreux cabinets et organisations contactaient le Barreau pour mettre à jour leurs renseignements sur les relations d’affaires lorsque des titulaires rejoignent ou quittent leur organisation. Les titulaires de permis se fiaient au cabinet ou à l’organisation pour mettre à jour leurs dossiers personnels, plutôt que d’apporter eux-mêmes ces modifications. Cela entrainait des retards et des inexactitudes, en plus d’imposer des fardeaux administratifs inutiles au cabinet ou à l’organisation et au Barreau. Grâce à ConnexionBarreauON, seul(e)s les titulaires de permis pourront modifier leurs renseignements inscrits au dossier du Barreau à l’aide de leur compte ConnexionBarreauON.
Changement aux processus d’accès à la profession et de stage
Le Barreau a simplifié et modernisé l’administration de son processus d’accès à la profession. Ces améliorations comprennent notamment l’envoi de formulaires en ligne et la suppression de certaines exigences relatives aux processus de stage et au dépôt de documents, permettant ainsi de réaliser des gains d’efficacité et de réduire le fardeau administratif qui pèse sur les maitres de stage et les candidats et candidates. Vous trouverez de plus amples renseignements sur ces changements au LSO.ca/ConnexionBarreauON.
Nous nous engageons à vous aider pendant cette période de changement. Si vous avez des questions sur ce processus ou tout autre changement, n’hésitez pas à contacter à licencesupport@lso.ca. Vous trouverez également d’autres renseignements sur ConnexionBarreauON, y compris des FAQ sur notre site Web au LSO.ca/ConnexionBarreauON.
Salutations cordiales,
Soutien au permis
Voici le nouveau processus de paiement en bloc du Barreau :
1. À compter du 31 janvier 2025 – Toutes et tous les titulaires de permis du cabinet ou de l’organisation doivent entamer le processus relatif à la cotisation annuelle afin de confirmer les renseignements sur leur emploi, notamment leur employeur, et générer la note de cotisation annuelle dans ConnexionBarreauON. Il est essentiel que les titulaires de permis dans le cabinet ou l’organisation utilisent le nom inscrit dans le système de leur employeur. Cette étape est essentielle, car elle permet de déterminer le montant de la cotisation annuelle dû et permet au Barreau de créer une liste de toutes et tous les titulaires de permis qui travaillent dans un cabinet ou une organisation en particulier.
2. Du 1er au 14 février* 2025 – Le Barreau produira une liste de l’ensemble des titulaires de permis qui ont confirmé leurs renseignements, en précisant qu’ils et elles travaillent dans le cabinet ou l’organisation ou qu’ils et elles y exercent et qui ont un solde de cotisation annuelle dans ConnexionBarreauON. Cette liste sera transmise aux organisations et cabinets respectifs.
3. Du 15 au 28 février* 2025 – Les cabinets et organisations vérifient que la liste est complète est exacte. Les cabinets et organisations devraient retirer de la liste tout titulaire de permis qui ne travaille plus dans le cabinet ou l’organisation ou si le cabinet ou l’organisation ne paie plus les cotisations annuelles de ce ou cette titulaire de permis. Les cabinets et organisations doivent soumettre leur liste définitive au Barreau au plus tard le 28 février 2025.
4. Du 1er au 8 mars* 2025 – Le Barreau examinera la liste et précisera le montant final des cotisations à payer en bloc à chaque cabinet et organisation en vue du paiement par télévirement à une date précise (vers le 15 mars). Cette date d’achèvement permet de traiter le paiement avant la date limite du 31 mars. Le cabinet et l’organisation ne peuvent apporter aucune modification après l’envoi de la liste définitive au Barreau.
Remarque :
Les transactions ponctuelles, comme le paiement des cotisations annuelles lorsqu’un ou une titulaire de permis rejoint un cabinet ou une organisation, une fois que le processus de paiement en bloc est terminé, ou les remboursements liés au départ d’un ou d’une titulaire de permis du cabinet ou de l’organisation, s’effectueront directement avec ce ou cette titulaire de permis.
*Ces délais sont des estimations et peuvent varier selon le nombre de cabinets et d’organisations qui s’inscrivent à ce nouveau programme et peuvent changer en fonction du volume de demandes reçues par le Barreau.*