Même si chaque pratique juridique est différente des autres, il existe des clés communes pour réussir à établir une entreprise prospère qui vous est propre, tout en se forgeant une solide réputation et en améliorant le service à la clientèle. Afin d’éviter aux futurs avocats exerçant à titre individuel ou dans un petit cabinet de commettre des erreurs ou de rater des occasions, les sections de l’ABO Gestion de la pratique du droit et Praticien exerçant seul, petit cabinet et pratique générale ont présenté un programme, le 2 octobre, au cours duquel des avocats représentant un large éventail d’expériences professionnelles et de spécialisations ont abordé le thème des « choses que j’aurais aimé savoir avant de créer mon cabinet juridique ». Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux conseils des panélistes à prendre à cœur avant de vous lancer dans l’aventure.

1. Il n’y a peut-être jamais de moment « parfait », mais vous pouvez apprendre au fur et à mesure

Les panélistes ont exprimé différentes motivations pour créer leur propre cabinet — qu’il s’agisse du potentiel de croissance, de la possibilité de prendre pied dans un créneau inexploité ou d’une plus grande flexibilité, du pouvoir de choisir le lieu, les clients et les dossiers, sans oublier de créer la culture du cabinet — mais lorsqu’ils ont décidé de poursuivre dans cette voie, ils savaient qu’ils ne pouvaient être préparés qu’au mieux. Ils n’ont pas laissé la courbe d’apprentissage qui les attendait les empêcher de franchir le pas — ils se sont équipés du mieux qu’ils pouvaient d’une vision et d’un plan clairs, de prévisions de trésorerie et des outils essentiels du métier (site Web, logiciel comptable, systèmes de contact, etc.) et ont décidé de consacrer le temps nécessaire à l’apprentissage au fur et à mesure.

Lisa Feldstein, qui a créé Lisa Feldstein Law Office Professional Corporation — le seul cabinet d’avocats au Canada qui conseille et représente les aidants familiaux — moins de deux ans après avoir été admise au barreau, était encore en train de découvrir le terrain et les tenants et aboutissants pour devenir une avocate compétente lorsqu’elle a lancé son petit cabinet en droit de la santé et de la fertilité. Son conseil ? Profiter de cette période où le téléphone ne sonne pas vraiment pour « construire au fur et à mesure ». Au début, elle a passé du temps à lire et à obtenir de bons conseils, tout en commercialisant ses services. Elle note qu’elle offrait des consultations téléphoniques gratuites qui duraient souvent plus d’une demi-heure, le temps de comprendre ce que les clients recherchaient et les questions en jeu, puis de passer des heures supplémentaires à effectuer des recherches pour s’assurer qu’elle était bien préparée à l’entretien de consultation suivant. Elle ne faisait pas payer ses clients pour son apprentissage, mais le gain était dans le développement de son expertise.

Lorsqu’il a ouvert les portes de Michael Coristine Law Professional Corporation après avoir passé dix ans comme procureur de la Couronne, Michael Coristine était passionné par le droit de la famille, mais n’avait pas autant d’expérience dans le domaine de sa pratique axée sur le droit de la famille et le droit pénal. Au début, il a investi de l’argent pour payer d’autres avocats afin de les consulter, comme il le dit, « pour s’assurer que j’étais sur la bonne voie dans mes recherches et que j’étais compétent à cet égard ».

Il est d’accord avec M^e Feldstein pour dire que, lorsque l’on commence, les consultations gratuites sont importantes pour développer sa liste de clients, mais il conseille d’être très clair sur ce qu’implique une telle consultation, ce qui nous amène au deuxième conseil…

2. Soyez attentif à la façon dont vous passez votre temps : « Parfois, le meilleur client est celui que l’on ne prend pas »

« Lorsque vous avez beaucoup d’espaces vides dans votre agenda et que quelqu’un vient frapper à votre porte, vous avez envie de l’inscrire », déclare le coprésident du programme, Dan Rosman, du cabinet Minster Law, mais il met en garde contre une action hâtive sous l’effet de l’excitation, en particulier lorsqu’il s’agit d’une consultation gratuite.

M^e Coristine partage cet avis et ajoute que l’on peut perdre beaucoup de temps si on ne définit pas les attentes en matière de consultations gratuites. « Si vous êtes une piste viable, je vous parlerai gratuitement et je suivrai votre dossier, mais je ne suis pas un avocat de service », note-t-il, expliquant que certaines personnes profiteront de cette occasion pour vous poser des questions sans vous promettre un travail futur rémunéré.

Cela varie en fonction de la spécialité, bien sûr, comme peut en témoigner Hilary Book, dont le cabinet Book Law se concentre sur les litiges commerciaux. « Je passe beaucoup de temps à rencontrer des gens gratuitement — c’est la nature même de ma pratique, explique-t-elle. Il ne s’agit pas d’obtenir un volume élevé, mais de demander des honoraires élevés. »

« Considérez chaque client non seulement comme une occasion de gagner de l’argent, mais aussi comme un handicap », suggère le coprésident du programme, Rocco Scocco, de Scocco Law Professional Corporation. Demandez-vous « s’il peut vous causer plus de problèmes qu’il n’en vaut la peine — et traitez la question en conséquence ».

3. Lorsque vous recrutez, concentrez-vous sur le type d’aide dont vous avez réellement besoin

Le thème de l’embauche — quand, comment et qui — est celui qui a suscité le plus d’échanges entre les panélistes, ce qui prouve à quel point cette question est délicate pour les praticiens exerçant seuls ou en petits cabinets. L’examen du personnel dont vous avez besoin, tout comme l’examen des systèmes dont vous avez besoin, commence par l’examen des lacunes. Ray Leclair, qui est actuellement vice-président des affaires publiques de LawPRO et dont l’expérience diversifiée en tant qu’avocat comprend des fonctions de juriste d’entreprise, la création de son propre cabinet et la création d’un cabinet avec un associé, conseille de se demander : « Quel est votre point fort, qu’allez-vous faire la plupart du temps et comment pouvez-vous vous organiser pour disposer de ces ressources ? » Ensuite, une fois que vous savez où vous avez besoin d’aide, examinez votre trésorerie. Vous devez vous demander quel travail vous pourriez confier à une autre personne et combien cela vous permettra d’économiser. Faire appel à un adjoint administratif pour gérer les tâches administratives pourrait s’avérer plus rentable et bénéfique pour le cabinet que de faire appel à un avocat — ce qui implique plus de dépenses et plus d’obligations. Renseignez-vous ; vous pourriez même choisir d’envoyer des dossiers à d’autres avocats. « Il existe toutes sortes de solutions, affirme M^e Leclair. Il suffit d’être créatif dans son approche et de comprendre ce dont on a besoin et où cela s’inscrit. »

« Il est très difficile de savoir quand embaucher, ajoute M^e Coristine. J’aimerais qu’il y ait une formule mathématique : x nombre de dossiers et x en recettes de facturation. » En fin de compte, il reconnaît que cela dépend du travail que vous effectuez et de votre capacité personnelle à supporter des charges de dossiers. Si vous êtes sur le point d’embaucher un autre avocat, il vous recommande de le faire à un stade précoce de sa carrière, afin que vous puissiez l’aider à s’aligner sur votre propre message et votre propre approche.

Hilary Book n’hésite pas à dire que l’embauche et la fidélisation de son personnel ont été au départ un véritable parcours du combattant. Elle s’inquiétait à l’idée d’embaucher un collaborateur et se demandait si elle aurait le temps de le former correctement et de le tenir occupé, afin que l’expérience soit enrichissante pour lui. C’est un investissement à plus d’un titre. « La réussite de chaque personne dans mon cabinet est beaucoup plus importante pour moi que dans un grand cabinet. » Sa solution consiste à procéder avec prudence et discernement lors de l’examen des candidats. « J’essaie d’être délibérée, dit-elle, en m’assurant qu’ils n’ont pas seulement les compétences, mais qu’ils sont enthousiastes et qu’ils travailleront bien dans cet environnement. »

Lisa Feldstein, qui veille à ce que son entreprise soit allégée « à dessein », reconnaît que l’engagement peut être décourageant. Elle a commencé par embaucher des étudiants en stage. Le fait d’avoir un étudiant avec elle deux jours par semaine a été, selon elle, « un excellent moyen d’apprendre à être un patron » et l’a obligée à développer des systèmes vitaux, des listes de contrôle, des précédents et des modèles. Comme M^e Book, elle adopte une approche méthodique. Pour son dernier recrutement, elle a publié sur LinkedIn un PDF de trois pages comprenant une description du poste et des questions destinées à communiquer ses valeurs et à cerner les motivations des candidats. Pour les entretiens, elle a demandé à quelqu’un d’autre de se joindre à elle afin d’avoir la possibilité de faire un débreffage. « Plutôt que de se concentrer sur l’expérience, dit-elle, je me suis concentrée sur l’adéquation et j’ai ensuite formé les candidats. »

4. Faites preuve de créativité pour faire connaître votre nom

En matière de marketing, la créativité est essentielle, de même que la connaissance de son public. « Selon les domaines d’activité, les méthodes de marketing seront différentes, explique M^e Rosman. « Le marketing des lésions corporelles aura un style différent de celui du droit du travail. » Vous devez vous intéresser à la façon dont les autres professionnels de votre secteur s’y prennent.

Vous pouvez faire des percées dans votre région en participant à des associations et à des conseils d’administration. Pour les avocats spécialisés en droit immobilier, M^e Leclair suggère de s’adresser aux agents immobiliers, aux banquiers et aux courtiers lors de leurs réunions et événements — ou de se joindre à des groupes où des propriétaires d’entreprise se réunissent pour partager des stratégies et se recommander mutuellement des clients. « L’ABO et toutes ces organisations vous aident à vous faire connaître, dit-il. Allez-y et dites-leur ce que vous pouvez faire. »

M^e Feldstein propose une liste d’idées pour se faire connaître et établir sa réputation : consulter les profils LinkedIn des autres afin qu’ils consultent le vôtre ; préparer un communiqué de presse ; rédiger des articles et des billets de blogue ; prendre la parole lors d’événements ou être invité à une baladodiffusion ; commenter ou rédiger ses propres billets (qui peuvent être renforcés de manière rentable), engager une conversation ou créer du contenu pour les médias sociaux ; et s’assurer de féliciter les autres pour les articles intéressants qu’ils ont écrits. 

Les vidéos peuvent prendre beaucoup de temps (l’élaboration, le tournage, la postproduction) et coûter cher (l’équipement et l’expertise), mais ce n’est pas une fatalité. M^e Feldstein a fini par se contenter d’utiliser la webcam de son propre ordinateur et de demander l’aide d’élèves de l’école secondaire pour le montage.

M^e Coristine — qui ne trouve généralement pas les vidéos aussi efficaces pour son type de pratique — a créé une vidéo sur l’utilisation de CaseLines pendant la pandémie qui suscite encore aujourd’hui des appels de la part d’autres avocats. Mais bien sûr, il y a une différence entre le marketing auprès des pairs pour obtenir des recommandations et le marketing auprès des clients potentiels — et n’oubliez pas, actuels ! — où vous devez créer autant de points de contact que possible. Quoi qu’il en soit, il recommande la prudence face aux vendeurs qui font de grandes promesses dans le but de vous enfermer dans un contrat, en particulier lorsque « vous pouvez faire du référencement gratuitement » et qu’il se développe au fil du temps.

5. N’hésitez pas à demander de l’aide

Tous les panélistes s’accordent à dire que pratiquer en vase clos est une erreur ; les relations sont vitales — non seulement pour construire un réseau de références, mais aussi pour renforcer votre confiance et vos compétences. Et la bonne nouvelle, c’est que leur expérience collective en tant que personne de confiance et en tant que personne à la recherche d’une telle personne indique que les avocats sont presque toujours prêts à répondre à l’appel.

Lorsqu’il était seul, M^e Leclair avait l’habitude de prendre contact presque quotidiennement avec un autre praticien exerçant seul, au bout de la rue, avec lequel il pouvait échanger des idées, se rassurer sur l’approche qu’il envisageait, ou simplement poser des questions qu’il ne se sentirait pas à l’aise de poser à quelqu’un de son propre cabinet — sans donner trop de détails, bien sûr.

« Nous avons tous besoin de quelqu’un — de plusieurs personnes — avec qui nous pouvons discuter », déclare M^e Book, qui partage son espace avec d’autres avocats toujours désireux d’apporter de nouvelles perspectives. « Si vous avez des difficultés, appelez quelqu’un… n’ayez pas peur de demander de l’aide, conseille-t-elle. Les avocats adorent parler d’eux-mêmes et donner des conseils. »

Les membres de la section Praticien exerçant seul, petit cabinet et pratique générale de l’ABO bénéficient d’un accès gratuit à l’enregistrement du programme ici. Les membres de l’ABO peuvent acheter la vidéo archivée, à prix réduit, ici.