Dans notre monde juridique pandémique, la technologie juridique a reçu tous les éloges pour avoir permis à la profession de continuer à défendre les droits des clients, de veiller à ce que les entreprises continuent à fonctionner et de rester en conformité avec la multitude de changements récents apportés aux lois. D’autre part, les activités quotidiennes de la plupart des cabinets d’avocats ont radicalement changé — des grands cabinets mettant en œuvre des plans de télétravail à l’omniprésence des conférences Zoom et Microsoft Teams —, ce qui a amené les cabinets d’avocats du monde entier à participer à une course effrénée aux dernières et grandes technologies de travail à domicile.
Bien que nous ne sachions pas combien de temps les effets de la pandémie peuvent durer dans le monde juridique, il est important de se poser une question clé pendant cette période : à quoi ressembleront la croissance et l’expansion des cabinets d’avocats dans un monde juridique postpandémique ? La réponse réside peut-être dans la capacité des cabinets d’avocats à tirer parti des technologies offertes pour travailler plus efficacement. Comment pouvez-vous tirer parti des technologies d’aujourd’hui pour mieux gérer la croissance de votre cabinet d’avocats ?
- LAISSEZ UN RÉPONDEUR AUTOMATIQUE GÉRER VOS APPELS ENTRANTS
Dans les petits cabinets, il n’est pas rare qu’un avocat passe d’un rôle à l’autre : il peut commencer la journée par des tâches administratives, comme répondre aux appels entrants et programmer des réunions, puis effectuer des travaux juridiques ou développer la prochaine initiative en matière de marketing. Les répondeurs automatiques sont une bonne première étape pour gérer plus efficacement votre temps et vos efforts en tant qu’avocat occupé.
Qu’est-ce qu’un système de réception automatique ? Un système de réception automatique est essentiellement un « standardiste » préenregistré qui répond à chaque appel téléphonique que reçoit votre entreprise. Le standard automatique typique offre à l’appelant une série d’options parmi lesquelles il peut choisir, ce qui permet de diriger les clients vers la bonne personne ou la bonne boîte vocale. Par exemple, le répondeur automatique d’un cabinet d’avocats peut proposer des options comme : « appuyez sur 1 pour joindre la réception ; appuyez sur 2 pour rechercher dans notre annuaire ; appuyez sur 3 si vous êtes un client actuel ; appuyez sur 4 si vous êtes un nouveau client… »
Aujourd’hui, les répondeurs téléphoniques automatiques et les systèmes téléphoniques VOIP sont plutôt courants pour la plupart des entreprises, y compris de nombreux cabinets d’avocats en Ontario. Quelques exemples d’entreprises populaires qui offrent des services de réception automatique sont RingCentral, Corvum, Nextiva et Jive.
- RÉCEPTIONNISTES VIRTUELS EN DIRECT : TEXTES PERSONNALISÉS, PROGRAMMATION ET URGENCES CLIENTS
Si les répondeurs automatiques constituent une méthode fantastique et relativement rentable de gestion des appels téléphoniques entrants, l’un des principaux inconvénients de ce type de système est qu’il ne gère pas nécessairement l’appelant à l’autre bout du fil. Au lieu de cela, les répondeurs automatiques dirigent les appelants vers la bonne personne, qui est ensuite gérée par une personne en direct. Encore une fois, cela prive le cabinet d’avocats d’un temps et d’un travail de coordination précieux.
Le réceptionniste virtuel est une personne réelle à l’autre bout du fil qui fait exactement ce que vous lui demandez. Pour une fraction du coût d’un employé à temps plein, un réceptionniste virtuel peut aider votre cabinet à récupérer une partie du temps précieux qu’il perd à programmer, diriger et gérer les appels téléphoniques des clients. De plus, parler à une personne réelle offre toujours une meilleure expérience de service que d’écouter une musique d’ascenseur pendant qu’on est en attente.
Ruby Receptionist est un excellent exemple de service de réceptionniste virtuel en direct. Avec Ruby, les appels entrants de votre entreprise sont dirigés de manière transparente vers Ruby, où un réceptionniste répondra aux appels en direct avec un message d’accueil personnalisé de votre choix. À partir de là, les possibilités sont infinies.
Par exemple, vous pouvez demander à votre réceptionniste en direct de vous transmettre directement les appels des nouveaux clients ou de programmer une réunion en fonction de votre emploi du temps. Vous pouvez réserver un bloc de temps pendant lequel vous ne serez pas disponible pour les appelants, sauf en cas d’urgence. Vous pouvez même personnaliser vos messages d’accueil de manière à ce que les nouveaux clients et les clients actuels reçoivent chacun un texte d’accueil différent de la part du réceptionniste.
- FAIRE PASSER LE COURRIER PHYSIQUE AU NUMÉRIQUE
Bien qu’il existe plusieurs solutions pour aider les avocats à mieux gérer leur boîte aux lettres électronique — de l’organisation des courriels dans des dossiers à l’utilisation de logiciels d’archivage de courriels plus sophistiqués (cf. Mail Sync & Label Sync de PracticePanther), la gestion du courrier physique peut constituer un défi de taille pour de nombreux avocats, en particulier les avocats plaidants.
Au lieu de gérer votre propre salle de courrier physique (qui peut maintenant être dans votre domicile), ou même d’engager une équipe pour gérer la salle de courrier de votre cabinet d’avocats, Earth Class Mail peut gérer tous vos besoins en matière de salle de courrier pour vous. Earth Class Mail attribue à votre cabinet d’avocats une adresse dans un lieu sécurisé, qui peut ensuite être utilisée comme votre nouvelle adresse postale pour les documents importants. Tout le courrier reçu à cet endroit sécurisé sera traité, numérisé et vous sera envoyé en format numérique.
Earth Class Mail peut même agir au nom de votre cabinet d’avocats, par exemple en déposant des chèques ou en téléchargeant vos documents récemment numérisés vers l’emplacement de votre choix (OneDrive, Google Drive, Box et Dropbox). Pour de nombreux avocats plaidants très occupés, le soutien d’une salle de courrier virtuelle peut s’avérer indispensable pendant les périodes de stress élevé, comme la semaine d’un grand procès imminent. Votre cabinet d’avocats n’aura plus besoin de traiter manuellement le courrier, de le numériser physiquement, ni de le classer à l’endroit requis.
- POURQUOI IL VAUT MIEUX PASSER À LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Vous avez déjà envoyé un document à un client, mais n’avez jamais reçu de document signé en retour ? Et le courriel ou l’appel de suivi à un client pour une facture qui n’a jamais été payée ? Malheureusement, de nombreux clients considèrent comme une corvée le fait d’imprimer un document que vous envoyez, de le signer, de le numériser sur leur ordinateur et, enfin, de le retourner par courriel. DocuSign permet d’éviter les points douloureux de ce processus en numérisant le processus de signature des documents.
Bien que DocuSign ne soit pas un service gratuit, la valeur de la plateforme réside dans la possibilité pour les avocats d’obtenir un délai d’exécution et un taux de réponse plus rapides pour les documents qui doivent être signés dans un court laps de temps. Cela signifie que vous passerez moins de temps à suivre ou à attendre que vos clients vous renvoient des documents urgents. Avec DocuSign, le client a la possibilité de visualiser et de signer le document sur son appareil mobile, son ordinateur portable ou tout autre endroit où il peut accéder à son courriel.
- SE DÉCHARGER DE LA COLLECTE DES FACTURES ET DU CALENDRIER DES PAIEMENTS
Dans le même ordre d’idées que la signature électronique de documents, la facturation est un autre domaine qui recoupe de manière importante la signature d’un document par un client. Le suivi de la facturation avec un client est une expérience désagréable, qui crée un malaise pour de nombreux avocats. En outre, la pandémie a entraîné une augmentation des demandes d’options de modes de paiement de la part des clients.
Une solution à ce dilemme est d’accepter les cartes de crédit et autres options de paiement numérique. Pour de nombreux cabinets d’avocats, l’acceptation des cartes de crédit est un troisième choix, loin derrière les virements électroniques et les chèques. La principale raison invoquée par les cabinets d’avocats pour ne pas accepter les cartes de crédit est le coût du traitement (généralement de 2 à 3 %) ou la courbe d’apprentissage perçue dans l’établissement d’une relation avec les entreprises de traitement des paiements.
Dans le sillage de la pandémie mondiale et des incertitudes économiques qu’elle a créées, la capacité à recevoir des fonds de manière sûre et fiable peut largement dépasser les frais de traitement. La popularité de LawPay s’est considérablement accrue en tant que plateforme unique de traitement des paiements conçue spécialement pour les avocats. Qu’il s’agisse de débiter le paiement sur les cartes de crédit des clients, de programmer des modes de paiement ou même d’accepter des chèques électroniques, LawPay propose une série de solutions pour aider les avocats à accepter de manière transparente les cartes de crédit comme mode de paiement supplémentaire pour leurs services.
À propos de l’auteur
Contactez Sukhi Hansra, Hansra Law, à Sukhi@hansralaw.ca ou au 416 640-1368.
Cet article a d’abord été publié sur la page des articles de la section Gestion de la pratique du droit.