Je n’utilisais jamais le service de vidéoconférence de notre bureau avant que la COVID-19 nous force tous à travailler à domicile. La plupart des rencontres avaient lieu en personne, et les réunions virtuelles étaient des téléconférences. Cette époque est révolue.

La vidéoconférence est la meilleure solution pour interagir avec nos collègues et nos équipes lorsque se trouver face à face n’est simplement plus possible. Et si les précautions actuelles rendent nécessaires les outils virtuels pour toutes les réunions requises, on peut affirmer sans se tromper que les bureaux qui investissent gros dans ces outils ne les mettront pas de côté lorsque les choses reviendront à la « normale ». Aussi, peu importe que vous aimiez ou détestiez la vidéoconférence, il est important que nous développions tous un ensemble de meilleures pratiques, autant pour nos interactions actuelles que pour un avenir post-pandémie.

Le webinaire récent de l’ABO intitulé « Mastering Virtual Meetings » réunissait Deborah Glatter, consultante en gestion juridique, Emily Larose, avocate générale adjointe d’Electrical Service Authority, Philip Long, associé chez KPMG et Jon Clancy, directeur du marketing et des TI de l’ABO. Ensemble, ils ont plongé dans les meilleures pratiques pour les réunions virtuelles. L’élément à retenir : les réunions virtuelles sont importantes, et une approche réfléchie mènera aux meilleurs résultats.

Vous devriez tenir des réunions virtuelles avec votre équipe

Nous devons rester liés à nos équipes en travaillant à distance. Travailler chez soi peut déconnecter les membres du groupe et causer un sentiment d’isolement. Les avocats ont déjà des taux élevés de dépression. Des réunions virtuelles régulières peuvent aider à créer une structure et une routine. Elles fournissent une communication équitable, puisque tout le monde reçoit le même message en même temps.

Si elles ne viennent pas naturellement à tous dès l’abord, les réunions par vidéo sont meilleures que les réunions téléphoniques. Les pauses embarrassées si fréquentes dans les téléconférences peuvent être mieux gérées. Le partage de documents est facile. Nous voyons les autres et leur langage corporel. Il y a une certaine intimité, puisqu’on est invité dans l’espace personnel des autres. Tout cela permet de mieux connecter, et contribue aussi à briser l’isolement social.

Ayez un ordre du jour et gardez le contrôle

Comme les rencontres en personne, les réunions vidéo exigent une certaine préparation. Rédigez un ordre du jour et faites-le circuler au moins 48 heures d’avance. Si vos documents sont longs, considérez la possibilité d’intégrer du temps de lecture à l’ordre du jour. Une bonne pratique consiste à garder vos présentations PowerPoint ou autres aussi courtes que possible.

Gardez le contrôle de la conversation. Les discussions ouvertes sont ardues lors d’une vidéoconférence, surtout si les participants sont nombreux. Faites un tour de table après chaque point à l’ordre du jour et demandez à chaque participant s’il a des commentaires ou des questions. Cela vaut mieux que de laisser tout le monde essayer de parler à la fois, ce qui peut être difficile à gérer. Assurez-vous d’avoir une liste des participants. Sinon, il est facile d’oublier quelqu’un accidentellement — et la plupart des avocats détestent être oubliés !

Une étiquette particulière aux vidéoconférences est en développement, mais certaines règles sont universelles. Arrivez tôt et ouvrez la réunion quelques minutes avant l’heure prévue. Votre matériel doit être prêt. Assurez-vous de clore la rencontre à l’heure prévue. Si la réunion dure plus d’une heure, prévoyez des pauses dans l’ordre du jour.

Soyez un hôte attentif

Bien des gens travaillent de la maison dans des conditions moins que parfaites, et le chaos ambiant peut s’immiscer dans les vidéoconférences. Dès le départ, demandez aux gens de se mettre en sourdine afin de contrôler le bruit de fond. Vous pouvez les mettre en sourdine vous-même au besoin, mais ceux qui utilisent un téléphone ne pourront pas activer eux-mêmes leur volume s’ils souhaitent participer.

Faites de votre mieux pour gérer le déroulement de la réunion et bien diriger l’attention en vous servant de tous les outils à votre disposition :

•     Assurez-vous de surveiller la fenêtre de clavardage. La fonction clavardage est utile quand elle est bien utilisée, mais peut aussi devenir une distraction.

•    Mettez en évidence les intervenants qui vont parler pendant un certain temps. Éteignez la caméra de ceux qui ne parlent pas.

•    Faites attention à ce que vous faites si votre caméra est activée. On peut facilement s’embarrasser quand on croit que personne ne nous voit.

•    Montrer son écran est aussi risqué : assurez-vous de ne partager qu’une application précise et non l’écran entier. On ne sait jamais quel avis de réception de courriel peut s’afficher ni quel onglet de navigateur on a oublié de fermer !

Comme en rédaction et en revendication, nous ne voulons pas que l’auditoire soit distrait par des erreurs qui minent le contenu. Une réunion virtuelle bien planifiée et préparée permettra aux participants de se souvenir de la substance de la rencontre et de ne pas être distraits ou induit en erreur par des incidents ou des faux pas.

À propos de l’auteur

Dan Rosman est avocat principal et fondateur de Rosman Litigation. Il est membre de l’exécutif de la section Gestion de la pratique du droit de l’ABO.