Quelle époque excitante pour les avocats ! Les bureaux canadiens adoptent maintenant de nouvelles technologies pour offrir des services juridiques de manière plus efficace que jamais. La technologie juridique évolue à un rythme ébahissant, et les avocats ont accès à un vaste éventail d’outils parmi lesquels choisir.

À mesure que les avocats intègrent des outils technologiques à leur exercice juridique, leurs besoins de soutien technique croissent en complexité. Les fournisseurs de TI sont désireux d’offrir leurs services, mais comment savoir si une entreprise est la bonne pour vous ?

Pour vous aider, nous avons dressé une liste de cinq signaux communs qui devraient vous alerter lorsque vous cherchez des services externes de gestion des TI pour votre cabinet :

Le sous-traitant ne comprend pas les cabinets juridiques

Les besoins professionnels des avocats sont uniques. Pour offrir un service et une protection de qualité à vos clients, il vous faut un fournisseur de TI qui connaît le fonctionnement, les priorités et la culture requis pour qu’un bureau d’avocats connaisse le succès.

Sécurité

Selon LAWPRO, les cabinets juridiques sont des cibles de choix pour les pirates informatiques à cause de leurs précieuses données : les dossiers financiers et médicaux, les détails concernant des fusions et acquisitions et les autres renseignements confidentiels peuvent valoir cher sur le marché noir ou, ce qui est pire encore, permettre d’obtenir une grosse rançon. Les enjeux sont élevés, et il est crucial que votre fournisseur de TI fournisse des mesures de sécurité adéquates pour vous et vos clients.

Exploitation

De la gestion des documents à l’investigation informatique, les logiciels juridiques sont, pour bien des bureaux, un élément important des activités quotidiennes. De petits pépins comme des fichiers qui sont lents à ouvrir ou des écrans qui « plantent » peuvent perturber le travail et vous coûter temps, argent et patience.

Vous avez investi dans vos logiciels. Il est essentiel que votre fournisseur de TI soit suffisamment familiarisé avec eux pour être à même d’en réaliser l’intégration, l’optimisation et le soutien afin que que votre équipe puisse être productive et que la gestion de vos TI ne vous cause pas de tracas.

La solution offerte ne constitue pas son activité principale

La technologie évolue rapidement, et de nombreuses entreprises adoptent des solutions nouvelles et innovatrices pour améliorer leurs activités. Pour rester concurrentiels, les fournisseurs de TI doivent offrir des services populaires. Méfiez-vous des fournisseurs touche-à-tout, non spécialisés, qui ajoutent de nouveaux services à leur offre sans avoir beaucoup d’expérience ou de formation.

De nombreux fournisseurs de services gérés sur place offrent maintenant, par exemple, des services basés sur l’infonuagique, mais ils n’ont ni l’expérience ni l’infrastructure pour les livrer efficacement. Avant d’aller de l’avant, assurez-vous que le fournisseur a de l’expérience et des références crédibles, et qu’il offre à ses employés une formation complète pour la solution précise qui vous est offerte.

Le sous-traitant offre certains de ses services en sous-traitance

Il ne s’agit pas nécessairement d’un signal d’alarme, car la majorité des petits et moyens fournisseurs de TI, surtout ceux qui font dans l’infonuagique, revendent leurs solutions à des tiers et hébergent leurs données sur les serveurs d’autres sociétés. Souvent, leur soutien technique sera confié à une autre entreprise, parfois dans un autre pays.

Il est toutefois important que vous soyez au courant de ces ententes avec des tiers, car la situation peut entraîner une responsabilité moindre envers vous, et moins de contrôle sur vos systèmes et données.

Les entreprises qui possèdent et exploitent leur propre équipement connaissent mieux leur système, ce qui cause moins de problèmes et, ce qui est plus important, répondent de leurs actes si quelque chose fonctionne mal.

On refuse de divulguer où vos systèmes et données sont hébergés

Il est important que vous sachiez où se trouvent vos serveurs physiques : s’ils ne sont pas dans votre lieu d’affaires, où sont-ils ? Seront-ils dans un endroit sécurisé, au climat contrôlé, ou dans le coffre arrière de la voiture de quelqu’un ?

Si le fournisseur est virtuel, ses données pourraient être stockées à l’étranger. Si vos données sont hébergées sur des serveurs qui appartiennent à des tiers, votre fournisseur pourrait ignorer où elles se trouvent, et vos données pourraient être réparties dans de nombreux serveurs, en plusieurs endroits.

Si vos données sont hébergées dans un territoire étranger, il vous faudra évaluer les risques liés aux lois sur la confidentialité et la sécurité dans ce territoire.

Il est également essentiel de savoir qui a la garde de vos données, et avec quelle facilité vous pourrez y avoir accès si le besoin s’en fait sentir.

Il y a des frais cachés

Faites attention aux frais additionnels cachés. De plus en plus de fournisseurs de services gérés utilisent un modèle de frais fixes pour simplifier la gestion des TI. Faites attention aux frais cachés pour des services comme du soutien en dehors des heures de bureau, des mises à jour et de l’entretien.

Il y a bien d’autres questions importantes à poser au moment de choisir un fournisseur de TI, mais cette liste vous mettra sur le bon chemin pour arriver à une meilleure façon de gérer les TI juridiques.

À propos de l’auteur

Mike Dewdney is CEO of LexCloud.ca. In his 22 years with the company, Mike has executed hundreds of IT projects to help firms be more secure, effective and efficient. @LexCloud.