En septembre, la Sun Life a célébré l’inauguration officielle de son nouveau siège social international, dans le dynamique quartier financier de Toronto, au One York Street. Pour notre équipe juridique, ce déménagement a été un catalyseur de changement, une occasion de repenser notre lieu de travail et nos méthodes, et de nous assurer de tout mettre en place pour la réussite, aujourd’hui et à l’avenir.

Historiquement, notre équipe juridique évoluait dans un espace très traditionnel : les avocats dans les bureaux externes, et les autres employés et leurs équipes dans des cubicules sans fenêtres. Même si l’environnement tout autour se transformait, nous étions toujours dans le même bureau, sur le même étage, à consommer beaucoup de papier et à disposer de bien peu d’espace collaboratif. 

Quand nous avons appris que nous déménagions au One York, nous avons mis l’accent autant sur la santé, le bien-être et la durabilité que sur l’empaquetage. Nous savions que le nouvel espace serait pour nous l’occasion de moderniser nos systèmes, d’accroître la collaboration, de rationaliser nos processus et de réduire notre dépendance au papier, tout en adoptant des styles de travail plus souples et mobiles. 

En préparant le déménagement, nous avons constaté que la plupart de nos avocats passaient une bonne partie de leur temps loin de leur bureau pour collaborer avec des collègues et des partenaires commerciaux. Nous avons découvert que, comme organisation, nous étions dans un espace consacré à 90 % aux espaces de travail individuels, et qu’environ 40 % de cet espace était vacant à tout moment. En plus de cela, selon la rétroaction fournie par l’équipe, nous avions que pour réaliser notre mission de fournir des solutions proactives et stratégiques à nos partenaires, le nouvel espace devait être conçu pour offrir de l’intimité, et pour favoriser la concentration et la collaboration, que ces besoins soient planifiés ou spontanés. Nous devions aussi mieux utiliser la technologie et mieux appuyer la santé et le mieux-être des gens. 

Forts de ces renseignements, nous avons établi quatre principes clés pour nous assurer de concevoir un lieu de travail qui répondrait aux besoins de notre équipe :

• Garder l’équipe juridique réunie sur le même étage
• Bâtir un lieu ouvert, un espace collaboratif sans bureaux assignés, avec beaucoup de lumière naturelle
• Fournir des espaces privés qui favorisent la concentration, les conversations confidentielles et les réunions
• Être soutenus par la technologie

Et c’est exactement ce que nous avons fait. Notre équipe juridique a travaillé de concert pour cette transition vers un espace plus ouvert et plus polyvalent, qui offre aux employés plus d’options et de souplesse dans leur façon de travailler et leur choix de lieu, qui favorise la collaboration et appuie notre culture de rendement élevé. En fait, nous sommes l’une des premières équipes juridiques en entreprise au Canada qui fonctionne sans bureaux assignés. 

Au One York, notre nouvel espace nous permet de tirer profit de la technologie numérique, de profiter d’une station de travail avec tapis roulant, et de passer du travail assis au travail debout en appuyant sur un bouton de nos pupitres, ce qui répond à l’engagement de la Sun Life envers la santé et le bien-être. Nous avons aussi changé nos façons de penser et nos comportements pour réduire notre impact environnemental. Tirer profit de la technologie, réduire l’énergie que nous utilisons aux heures de pointe et utiliser moins de papier sont quelques exemples de ce que nous faisons pour garder la durabilité à l’esprit.

Nous n’avons pas arrêté là. Nous avons aussi repéré de nouveaux outils numériques pour appuyer notre objectif de moins dépendre du papier et d’augmenter notre efficacité. Nous avons mis en œuvre un nouveau système de gestion des enjeux/cas pour remplacer une technologie dépassée. Cela nous a permis d’être plus agiles et de réduire considérablement notre consommation de papier. Continuant de surfer sur cette vague de changement et d’amélioration continue, nous avons lancé d’autres initiatives, comme la simplification de notre processus de facturation. Cette initiative nous a permis de réduire notre utilisation de papier de 85 % et a amélioré notre productivité, car nous pouvons redéployer les ressources grâce aux efficacités atteintes. Nous avons aussi réduit le volume de nos dossiers papier, de 1 004 tiroirs à 225. Nous avons eu besoin de nombreux jours de triage et de nombreux dîners de pizza!

Le déménagement vers One York était essentiellement centré sur la création d’un espace qui favorise l’innovation et la collaboration tout en faisant la promotion d’un lieu de travail sain et durable, lié à notre marque et à notre culture de performance. Notre équipe juridique a joué son rôle en menant le changement. Sa volonté d’adaptation à ce nouveau style de travail nous a mis sur la bonne voie pour appuyer l’objectif de la Sun Life d’aider ses clients à atteindre la sécurité financière à vie et à vivre des vies plus saines. 

À propos de l’auteure

Trish Callon est vice-présidente principale et directrice des affaires juridiques à la Financière Sun Life du Canada. Nommée en 2014, Trish est responsable des affaires juridiques de la société pour les entreprises canadiennes et mène l’équipe juridique qui appuie ces entreprises.