Étrangement, les avocats qui préparent tous les jours des procurations et des testaments pour leurs clients et qui encouragent leurs clients commerciaux à penser à planifier leur succession n’ont souvent aucun plan de la sorte pour eux-mêmes ou leur cabinet. Si la transition est bien gérée, votre cabinet pourrait être vendu et les profits gérés à votre bénéfice et à celui de vos proches. Si la chose n’est pas bien gérée, votre cabinet pourrait plutôt être décimé par des luttes intestines entre vos clients, vos créanciers, vos collègues et une coterie d’agences. Lorsque vous comprendrez enfin que vous êtes votre propre client le plus important, lisez les conseils suivants avant de décider (ou que la vie ne décide pour vous) que le moment est venu de ramasser vos billes.

1 : commencez doucement

Commencez par planifier vos prochaines vacances. Prenez en note tous les courriels, appels et autres communications qu’il vous faut envoyer au bureau lorsque vous n’y êtes pas. Énumérez toutes les questions qui ont été soulevées en votre absence, que votre bureau a laissées pour vous à votre retour. Examinez la liste et déterminez à qui vous pouvez déléguer ces éléments la prochaine fois que vous prendrez des vacances. Après vos prochaines vacances, évaluez à quel point vous aviez bien comblé les écueils comparativement à vos vacances précédentes. Refaites ce processus chaque fois que vous prenez des vacances. Lorsque vous arriverez à prendre sans problèmes plus de vacances, qu’elles soient plus fréquentes ou plus longues, vous aurez fait un pas vers la planification successorale, en gérant les questions à court terme.

2 : il y a toujours une solution de rechange

Dans les banlieues et les zones rurales en particulier, les avocats qui exercent seuls peuvent en venir à croire qu’ils sont irremplaçables. Si vous vous croyez tel, demandez-vous qui s’occupait des affaires de la région avant que vous n’y démarriez votre cabinet. Où iront vos clients quand vous ne serez plus là ? En cette ère de téléconférences, de courriels et de sites collaboratifs (comme Google docs, pour n’en nommer qu’un), les avocats des régions éloignées et à grande distance sont là pour aider vos clients, à portée de clic. Pendant vos prochaines vacances à la plage, lisez donc Le Verdict du plomb de Michael Connelly, une fiction intéressante sur un avocat en droit des successions qui se fait léguer le cabinet juridique de son ami assassiné. À part le mystère à savoir qui a tué l’ami, la série de défis que doit relever le personnage qui reprend le cabinet forme une bonne intrigue, tout comme les nombreuses mesures qu’avait prises l’avocat assassiné pour s’assurer que la transition de son cabinet se ferait en douceur. Le roman est instructif en ce qu’il illustre que tous les avocats peuvent faire des plans pour leur cabinet en cas de blessure ou d’autre désastre soudain. Les plans établis pour couvrir les vacances peuvent être officialisés en plans pour une absence imprévue ou plus permanente.

3 : obtenez une contrepartie

Le plus grand obstacle pour la planification successorale est l’idée que le cabinet sera transféré à un jeune avocat ou à notre associé simplement à cause d’un sens de la responsabilité envers les clients. Réveillez-vous ! L’avocat débutant ou les associés qui restent dans un cabinet doivent cesser d’invoquer le mantra voulant que « tous les clients sont les clients du cabinet » et accepter qu’ils doivent acheter l’entreprise de l’avocat parti, comme dans n’importe quelle autre industrie. Intégrez les plans de succession directement dans l’entente d’association. Arrangez l’achat de la firme par un acheteur à partir du produit de l’assurance-vie, comme vous le faites pour vos clients qui sont partie à une convention d’actionnaires. Et pour les avocats qui exercent seuls, reconnaître que, comme avocat expérimenté, il se peut que vous vendiez votre bureau à des avocats jeunes et ambitieux pourrait vous fournir une bonne raison de vous associer à un avocat plus jeune et de lui servir de mentor en pensant à votre retraite future. Je suggère de négocier une sorte d’entente d’association virtuelle bien avant le temps, et de réfléchir aux options d’achat ou de vente futurs à un prix faisant l’objet d’arbitrage au cas où une invalidité soudaine changeait la relation du mentor et de l’avocat débutant.

4 : commencez à préparer votre cabinet pour sa vente

Tenez-vous comme acquis qu’au moment de votre retraite, vous fermerez le cabinet, que vos clients iront ailleurs et c’est tout ? Est-ce le genre de conseils successoraux que vous donnez à vos clients commerciaux ? Dites-vous à vos clients que l’entreprise dans laquelle ils ont investi leur vie va simplement fermer ? Ou discutez-vous plutôt de leurs fils et de leurs filles, qui pourraient reprendre l’entreprise un jour et pourraient d’ici là se préparer en occupant un poste de réceptionniste ou un autre poste ? Alors pourquoi traitez-vous votre propre entreprise différemment ?

Préparez votre entreprise en dressant un bilan de ses actifs et de ses passifs. Tous, pas seulement ceux que votre comptable admet. Un tel bilan aura à peu près cette allure.

Actifs
Capital humain et autres éléments intangibles : Nom de votre cabinet (marque de commerce) Vos employés Vos avocats Vos étudiants Baux Emplacement, numéros de téléphone et autres éléments du fonds commercial Logiciels exclusifs et matériel protégé par le droit d’auteur Dossiers (inventaire), listes de clients et dossiers en cours Relations avec les sources d’indications de clients Modus operandi de la gestion des affaires   Obligations/responsabilités	Argent comptant Comptes bancaires et fiduciaires Comptes fournisseurs Assurance-vie Meubles Accessoires Bibliothèque Équipement (ordinateurs, photocopieurs, etc.)       Dettes
Ententes/liens avec banques, fournisseurs, propriétaire et autres intervenants relatifs à votre cabinet	Responsabilités du bilan Obligations fiduciales Barreau, LawPro  TPS, TVP et autres obligations

 

Comme le fonds commercial de votre cabinet comprend votre méthodologie autant qu’autre chose, immortaliser cette méthodologie pourrait être essentiel pour en assurer le transfert. Avoir cette évaluation hâtive de votre cabinet sera très utile pour votre successeur.

Il vous faudra aussi réfléchir aux façons de préserver votre propre cote d’estime quand vous ne serez plus là pour régir le bureau. Dans un article que j’ai rédigé pour le colloque de 2000 de la Carleton County Law Association qui portait le titre de mauvais augure « The puzzle within the enigma wrapped in a conundrum insinuated in a labyrinth: the difficulties inherent in protecting employers from departing professional employees through restrictive covenants », j’ai suggéré que les cabinets d’avocats pouvaient (avec quelque difficulté) établir avec leurs associés des contrats d’emploi comportant des engagements restrictifs et exécutoires pour protéger le cabinet des déplacements subreptices de dossiers. Si vous trouvez que c’est une mesure disproportionnée pour votre propre cabinet, vous pouvez à tout le moins créer une certaine entente avec les avocats du cabinet au sujet des clients du bureau, de son nom et du transfert du fonds commercial du cabinet qui reconnaît que le cabinet devrait être vendu plutôt qu’enterré avec vous.

5 : faites une analyse FFPM

La planification stratégique est une expression prisée dans les maîtrises en administration des affaires, mais qui n’a pratiquement pas de prise dans l’univers de la gestion des cabinets juridiques. Oubliez les pratiques budgétaires annuelles d’ajouter 5 $ au taux horaire de tout le monde, de projeter des revenus et des dépenses de 5 % plus élevés que l’année passée et de prévoir des profits plus élevés à l’avenir que dans le passé. Ce genre de bêtise passe vite de mode. Je parle plutôt de réaliser une analyse FFPM qui tient compte des forces, des faiblesses, des possibilités et des menaces réelles qui concernent votre bureau. Vous devez faire cela pour maximiser la valeur de votre cabinet, pour le transférer sans tracas à un autre avocat et pour préserver la valeur de réalisation du cabinet, tant pour vous que pour vos héritiers. Un plan d’affaires est un moyen idéal de communiquer à votre successeur l’essence du cabinet.

Lorsque vous réfléchissez aux forces de votre cabinet, demandez-vous si son emplacement a de l’importance et si votre bail vous permet de le transférer à un autre endroit. Si vous êtes amateur de haute technologie, d’autres pourraient-ils aisément en prendre les commandes ? Si votre force est un ensemble de compétences uniques, pourriez-vous embaucher un avocat débutant et en être le mentor afin de vous « cloner » ?

La meilleure façon de cerner vos faiblesses potentielles est de réfléchir à des scénarios « et si… ». Demandez-vous ce qui se produirait si :

• Votre adjoint partait;
• Vos serveurs étaient détruits;
• Votre local brûlait;
• Votre client principal vous quittait;
• Votre comptable disparaissait avec votre livre comptable et vos comptes en fiducie.

L’idée est de créer un certain degré de redondance dans la plupart des actifs du cabinet (notamment les systèmes d’information) pour qu’en cas de perte (de vous ou de tout autre actif), la valeur du cabinet reste intacte. Il est inutile d’avoir un plan B si votre successeur ou votre exécuteur ne peut pas le trouver le moment venu.

En ce qui concerne les possibilités, réfléchissez à ce que cela signifie pour des avocats qui débutent, comparativement à des avocats expérimentés. Les nouveaux avocats doivent agrandir leur clientèle, alors que les avocats plus expérimentés ont besoin de clients à plus long terme, loyaux et de premier ordre, qui assurent des entrées régulières pour le cabinet. Dans ce cas, les possibilités concernent l’amélioration des relations existantes avec la bonne clientèle, pour que la loyauté envers vous se transforme en loyauté envers le cabinet.

Enfin, en ce qui a trait aux menaces, pensez que les menaces qui viennent de l’intérieur peuvent fragiliser un cabinet, alors que celles qui viennent de l’extérieur représentent un défi. Les menaces comprennent tout facteur qu’une personne achetant votre cabinet verrait sous un jour négatif. Demandez-vous si un autre avocat pourrait venir et avoir l’assurance que le nom de votre cabinet resterait solide, que ses clients resteraient à bord et que ses avocats donneraient le préavis requis avant de partir. Tout cela dit à votre successeur quels facteurs clés ont besoin d’attention en votre absence. Qu’avez-vous fait pour rendre l’achat de votre cabinet plus attrayant pour un autre avocat, pour qu’il trouve cet achat plus avantageux que s’installer à côté de votre cabinet pour simplement en reprendre les clients ?

6 : faites des exercices

État fils de militaire, je comprends la valeur des exercices, ou des simulations si vous préférez, pour valider la nature modulaire de la façon dont votre cabinet est conçu. Certains exercices sont faciles. Chaque fois que votre avocat débutant ou que votre adjoint est absent représente un exercice : vous voyez comment un remplaçant peut s’intégrer aux systèmes du cabinet. Prenez note des questions que posent les remplaçants et pensez à simplifier votre système ou à l’expliquer de façon plus claire dans le manuel du bureau (qui doit rester simple : un travailleur temporaire ne pourra pas lire un manuel de 100 pages).

Choisissez une journée fériée pour éteindre le serveur et voir à quel point le système d’appoint fonctionne. Travaillez de la maison pour une journée, et votre adjoint aussi, pour voir si cela est facile. Le caractère portatif de votre cabinet sera un facteur clé pour en préserver la valeur.

Enfin, éteignez-vous pour une journée comme vous l’avez fait pour votre serveur. Votre testament, vos polices d’assurance-vie et d’assurance-invalidité, vos procurations sont-ils tous facilement accessibles pour qui en aura besoin ? Votre exécuteur est-il prêt à prendre les commandes ? Quelles questions se poseront les gens en souhaitant vous les avoir posées de votre vivant ? Rappelez-vous : il s’agit d’un exercice ! Vous êtes en vie et vous avez le temps de répondre à ces questions maintenant. Votre cabinet semble-t-il fonctionner avec votre successeur ? Les coordonnées de vos clients sont-elles toutes accessibles ? Sinon, pourquoi pas ? Faites un retour sur l’exercice, et ne soyez pas timide : parlez à vos employés, engagez le dialogue sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en votre absence. C’est le moment de déboguer votre cabinet. La liste de vérification à la fin de cet article pourrait vous aider dans ce processus.

Réaliser une simulation apporte plusieurs avantages collatéraux. Vous pourriez par exemple découvrir que vous devez remplacer du personnel, ou que le cabinet a trop grandi pour mettre de l’avant une touche personnelle (dont nous ne mentionnerons pas les avantages, car tous les consultants en gestion vous les auront déjà énumérés).                               

7 : faites-le quand même dès maintenant

Peut-être que vous êtes l’un de ces Maîtres de l’Univers dont parle Tom Wolfe, et que vous avez la capacité de lire l’avenir et de contrôler les événements par la seule puissance de votre personnalité et de votre intellect. Malgré tout, il faut procéder à une planification en cas d’urgence et préparer votre bureau en mettant en place des ententes de transfert et des systèmes. Faites-le, même si c’est pour me faire plaisir. Voyez-vous, je suis avocat plaideur. Et c’est un plaideur qui sera appelé à ramasser les morceaux de votre cabinet quand l’imprévu et l’inimaginable surviendront. Vous savez quels désastres les plaideurs peuvent causer dans les activités de vos clients quand ceux-ci n’ont pas mis en place de conventions d’actionnaires ou d’ententes de partenariat pour que leur entreprise soit à l’abri des créanciers. Imaginez ce qu’un plaideur fera à votre cabinet avec un mandat de séquestre imposé par le tribunal et le reste, si vous n’avez pas vous-mêmes pris les mesures adéquates ! Malheureusement, cela se produit bien trop souvent. C’est un exemple très triste et courant du cordonnier talentueux dont les enfants ne sont pas chaussés.

Voici quelques éléments importants dont tenir compte pour que votre cabinet ne se retrouve pas les pieds nus à courir dans la neige :

• Assurez-vous que le manuel des procédures du bureau explique comment produire une liste des noms et adresses des clients dont le dossier est actif.
• Pour éviter la confusion, déplacez rapidement les dossiers fermés vers vos archives.
• Inscrivez toutes les dates limites et les dates de suivi dans votre système de calendrier.
• Documentez bien vos dossiers clients.
• Gardez vos dossiers comptables à jour et exacts.
• Inscrivez ponctuellement vos heures et vos dépenses, et facturez vos clients sans tarder.
• Concordez vos comptes bancaires, en particulier votre compte en fiducie.

Conseil n^o 8 : prévoyez l’imprévisible

La légende urbaine dit que le gourou de la gestion des cabinets juridiques Jay Foonberg, grand défenseur du stockage de dossiers hors site, avait entreposé tous ses dossiers fermés hors de son bureau et que ceux-ci ont tous été détruits lors du tremblement de terre de Los Angeles en 1994, alors que les dossiers ouverts gardés au bureau n’avaient subi aucun dommage. Vous pouvez citer cette histoire pour justifier votre inaction si vous le souhaitez, mais une histoire qui serait plus intéressante serait celle que vos amis pourraient raconter sur votre professionnalisme, puisque vous vous êtes assuré que votre famille, vos employés et vos clients seraient bien traités après votre mort prématurée.

Si vous siégez au comité directeur d’un cabinet juridique, réfléchissez aux avantages de la prévention : et si un avocat partait pour Tahiti avec les fonds en fiducie du cabinet, s’il déclarait faillite, ou était accusé de fraude, suspendu, radié, ou s’il se figeait aux commandes à cause du stress ou d’une invalidité ? Si vous exercez seul, vous devez penser à ce que les ententes officielles et les mandats de services indiquent ce qui se passera lorsque vous êtes absent. Incluez des lettres d’instructions, des procurations à portée limitée permettant l’exercice juridique continu, l’accès et la gestion des comptes en fiducie, la sauvegarde, le transfert et la fermeture des dossiers, et la protection ou la disposition des actifs du cabinet et des clients. Il faut préparer des instructions écrites non seulement pour le collègue que vous avez choisi pour vous aider à gérer et à fermer votre cabinet si vous mourez ou devenez invalide, mais aussi pour votre famille, pour votre exécuteur et pour le personnel du cabinet. Ces instructions doivent contenir des renseignements et des orientations pour minimiser la confusion et l’incertitude.

Pour familiariser l’avocat successeur avec vos systèmes, documentez ces systèmes. Gardez des contrats de travail écrits pour les employés principaux pour vous assurer qu’ils seront là durant la transition et seront rémunérés adéquatement. Incluez des clauses de résiliation généreuses au cas où l’avocat qui vous succède décide de résilier ces ententes après la transition. Assurez-vous que quelqu’un qui sait tout (probablement votre adjoint) sera là pour contacter le successeur et mettre à sa disposition, de manière ordonnée, toutes les ententes officielles et tous les systèmes du bureau. Cela comprendra le transfert du contrôle sur les comptes en fiducie. Si vous ne mettez pas en place les bons documents de planification pour permettre l’accès à ces documents (par exemple par l’entremise de procurations si vous êtes en vie et d’un exécuteur après votre mort), l’argent de vos clients restera dans vos comptes en fiducie jusqu’à ce que quelqu’un obtienne les ordonnances appropriées d’un tribunal. Dans bien des cas, vos clients auront besoin de leur argent pour obtenir les services d’un autre avocat. Les retards dans la libération de leurs fonds pourraient causer un tort grave à vos clients. Le service-conseil du Barreau du Haut-Canada peut vous aider à obtenir des exemples de telles ententes et aider votre successeur avec les détails que vous pourriez avoir oubliés.

 

9 : puisque rien de mal ne vous arrivera jamais et que vous êtes en Téflon, planifiez au moins que quelque chose puisse arriver à votre cabinet

Pour ceux qui s’ennuient en lisant à ce sujet parce que rien de mal ne leur arrive jamais (ni ne leur arrivera jamais), réfléchissez au moins à la possibilité que quelque chose de mal puisse arriver à votre cabinet (à moins que votre carapace d’invulnérabilité ne protège toute la ville où vous exercez ?). Réfléchissez aussi à ce que vous feriez si quelque chose arrivait à des clients qui vous traitent comme leur professionnel par excellence. Avez-vous accès à toutes les autorités municipales, provinciales et fédérales en cas d’urgence ? Connaissez-vous un avocat qui peut vous remplacer pendant que vous réglez l’urgence du client ? Pouvez-vous ramasser tout ce dont vous avez besoin au bureau pour exercer votre métier à partir du bureau de votre client ? Avez-vous des exemples d’injonction urgente à utiliser pour protéger les activités de votre client ? Allez-vous plaider l’injonction, ou avez-vous un plaideur qui peut réagir rapidement et vous aider ?

 

10 : obtenez beaucoup de conseils et suivez ceux qui ont du sens pour vous

C’est mon conseil principal, mais je l’ai gardé pour la fin pour que vous lisiez le reste. Votre comptable, vos consultants en gestion de cabinet, votre évaluateur de cabinet, et même vos clients peuvent vous donner de précieux conseils sur les enjeux qui touchent les transitions à court et à long terme. Le Barreau du Haut-Canada et LawPro (et leurs équivalents dans les autres territoires) offrent également beaucoup d’excellents conseils. 

 

En conclusion

Si vous mettez le client à l’avant-plan, faites preuve de logique : planifiez ce qui sera le mieux pour lui quand vous ne pourrez plus exercer en droit. Si vous mettez votre famille et vous à l’avant-plan, faites preuve de logique : planifiez ce qui sera le mieux pour vous et votre famille si vous avez une invalidité. Surprise : vous finirez avec le même plan, peu importe la situation. Comme la vie se produit quand vous vous occupez d’autre chose, mettez votre plan en œuvre à une vitesse réaliste. Espérez le meilleur et préparez-vous au pire. Ne laissez pas vos clients, vos employés et votre famille dans la situation des enfants du cordonnier. Servez-vous de vos compétences juridiques pour protéger vos intervenants avec le même soin et la même attention que vous offrez à vos clients. Préparez votre cabinet pour l’inévitable.

 

Liste de vérification pour la planification successorale d’un cabinet juridique

1. Créez un manuel de procédures; révisez-le et mettez-le à jour de temps à autre, en fournissant des directives détaillées sur chaque aspect des activités du bureau, y compris :
   1. Vérifier la présence de conflits d’intérêts;
   2. Utiliser le système de calendrier;
   3. Produire des listes de dossiers clients actifs (avec les noms des clients, leurs adresses et numéros de téléphone);
   4. Trouver les livres;
   5. Organiser les dossiers ouverts et actifs;
   6. Organiser et numéroter les dossiers fermés;
   7. Trouver les dossiers fermés et y accéder;
   8. Politique sur la conservation et l’emplacement des documents originaux des clients;
   9. Emplacement du coffre-fort et accès à celui-ci;
   10. Renseignements sur la banque et le compte pour tous les comptes bancaires du cabinet;
   11. Emplacement de tous les registres de comptes bancaires du cabinet;
   12. Emplacement des mots de passe informatiques ou information à leur sujet;
   13. Accès aux comptes de boîte vocale ou de répondeur;
   14. Emplacement de la boîte postale ou d’autre service postal et accès à ceux-ci.
2. Assurez-vous qu’une liste exhaustive des clients et autres dossiers existe ou peut facilement être générée avec les coordonnées à jour de ceux-ci.
3. Gardez de la documentation en sécurité sur tous les renseignements comptables et financiers, les codes d’accès et les mots de passe, et fournissez l’emplacement du document dans vos instructions de planification. Il est aussi sage de garder une copie de cela hors site à des fins de planification en cas d’urgence.
4. Utilisez un système central de calendrier pour toutes les dates limites, lequel pourra facilement être trouvé et consulté.
5. Ayez l’habitude de documenter minutieusement tous les dossiers pour vous protéger, mais aussi pour permettre à l’avocat qui vous succèdera de reprendre le dossier avec peu ou pas de retard et de frais pour les clients.
6. Gardez à jour tous vos registres de temps et de facturation.
7. Évitez de retenir les biens et les documents originaux des clients : retournez-leur la documentation originale aussitôt que possible.
8. Éliminez et fermez régulièrement des dossiers pour que votre successeur, qui en aura assez sur les bras, n’ait pas à le faire pour vous.
9. Prévoyez un avocat de remplacement qui pourra prendre votre place en cas d’invalidité, d’incapacité ou de décès et familiarisez-le avec vos systèmes et vos employés. Tenez-le au courant de tout changement important.
10. Réfléchissez à la possibilité de conclure une entente écrite officielle avec cet avocat remplaçant.
11. Stockez tous les renseignements critiques au sujet des dossiers clients, des comptes en fiducie et des activités financières du cabinet dans un endroit que votre successeur trouvera facilement et auquel il aura accès.
12. Rédigez des lignes directrices pour les membres de votre famille, l’avocat remplaçant et le personnel du cabinet, et discutez avec eux de vos plans.
13. Prévoyez un accès à vos comptes en fiducie en cas de maladie, d’incapacité ou de décès.
14. Réfléchissez à inclure dans vos contrats de service des modalités sur vos plans pour un avocat de remplacement qui pourra reprendre ou fermer votre cabinet en cas d’invalidité, d’incapacité ou de décès.
15. Préparez des procurations pour le cabinet et les comptes en fiducie.
16. Préparez votre testament et gardez-le à jour. Incluez-y des modalités sur les questions liées au cabinet.
17. Tenez vos collègues, associés, proches et employés au courant de vos plans.

 

David Debenham est avocat au bureau d’Ottawa de Lang Michener LLP. On peut le joindre au 613 232-7171, poste 103 ou à ddebenham@langmichener.ca.