Les bureaux d’avocats tournés vers l’avenir explorent de nouvelles stratégies pour l’espace de travail afin de refaçonner la culture en milieu de travail et d’appuyer les stratégies évolutives

Vous vous souvenez des salles de conférence lambrissées de chêne et des bureaux d’angle offrant des panoramas extraordinaires, conçus pour établir la marque, les valeurs et l’excellence des bureaux d’avocats ? Les temps changent. Les bureaux tournés vers l’avenir cherchent de nouveaux concepts de design pour refléter les priorités de leurs clients, les cultures de travail et les priorités stratégiques en évolution.

La répartition de l’espace de bureau était traditionnellement basée sur l’hypothèse voulant que le travail juridique soit réalisé par un individu au nom du « client » et qu’un bureau privé, particulièrement s’il est situé à un angle de l’édifice, marque l’atteinte du sommet d’une hiérarchie hautement concurrentielle. La réalité économique, les demandes des clients et le besoin d’un environnement démocratique mènent aujourd’hui à des stratégies évolutives pour les espaces de travail des bureaux d’avocats.

Des modèles d’affaires qui changent

Depuis la récession de 2008, le secteur juridique a vu la demande pour le travail juridique s’aplanir à travers le continent et le monde, ainsi qu’une pression accrue des clients sur les tarifs et l’arrivée de toute une gamme de fournisseurs alternatifs sur le marché. Les bureaux ont donc dit adieu à une croissance annuelle dans les deux chiffres. Pour se tailler un avantage concurrentiel, les bureaux d’avocats créent maintenant des solutions alternatives pour le calcul d’honoraires, pour la gestion de projet et pour améliorer leur efficacité.

À l’approche de la fin de 2015, les prévisions pour les services juridiques au Canada parlent de légères améliorations pour la plupart des bureaux, pourtant le rendement n’a pas regagné ses niveaux d’avant la récession. Le secteur, on le comprend, demeure circonspect et prudent.

Dans un marché où les pressions augmentent, les bureaux d’avocats regardent plus attentivement leurs coûts d’exploitation, et les coûts immobiliers en représentent une partie importante, deuxième en importance après les salaires. Les baux sont à renouveler dans certains marchés nord-américains importants, et la construction abondante de nouveaux édifices commerciaux permet aux firmes juridiques de déménager ou de renouveler leurs espaces de bureau, ce qui mène des bureaux autrefois très conservateurs à redéfinir leurs espaces selon une approche conceptuelle toute nouvelle.

Jumelée à la transformation profonde des façons dont les bureaux d’avocats pensent à leur utilisation de l’espace commercial, cette tendance de conception se distingue par ses espaces partagés, des bureaux plus petits, des espaces collaboratifs, des occasions de télétravail et d’autres arrangements de travail flexibles.

Le défi plus pressant pour les bureaux qui veulent tirer profit de tels changements, cependant, reste l’important changement culturel requis. Certains bureaux passent audacieusement de leurs environnements traditionnels, fermés et hiérarchiques à des concepts ouverts et flexibles que l’on trouvait plus souvent dans les sociétés comme les institutions financières et les entreprises technologiques. Mais cela soulève la question : ce type d’environnement de travail est-il approprié pour les bureaux d’avocats ?

Une gamme d’applications de design

Il existe de nombreux exemples de nouvelles configurations de bureaux qui mènent à une réduction de l’espace et de la superficie. Et ce changement est probablement de nature permanente.

Certains bureaux canadiens et américains choisissent de rénover dans un style plus contemporain et d’utiliser des plans plus flexibles tout en répondant aux besoins uniques de l’industrie pour la confidentialité. D’autres passent à des environnements de travail plus flexibles et ouverts dans des édifices commerciaux nouvellement développés offrant des commodités durables et la certification LEED. L’adoption d’une telle innovation en milieu de travail est souvent le résultat d’arguments convaincants qui démontrent les économies potentielles pour un bureau qui choisit de mettre en œuvre ces concepts.

En Suède, le bureau d’avocats Lindahl a déménagé dans l’ancien siège social du géant suédois du vêtement H&M. Andreas Martin-Löf Arkitekter a eu le mandat (complété en 2010) de concevoir le nouvel intérieur des lieux, qui a valu à la firme d’être reconnue comme l’un des plus beaux bureaux d’avocats au monde. Ce bureau épuré est doté de meubles et d’éclairage sur mesure, d’une nouvelle bibliothèque et d’un hall d’entrée élégant.

À Londres, environ un tiers des bureaux d’avocats sont à aire ouverte, sans aucun bureau individuel. De plus en plus, les espaces collaboratifs avec des sièges divers, des postes partagés (où différents employés utilisent le même poste à différents moments) et des espaces confortables de loisir, comme les cafés d’entreprise, permettent des séances de remue-méninges improvisées et la pollinisation croisée des idées.

En Australie, Allens Linklaters, Baker & McKenzie, Herbert Smith Freehills et Allen & Overy laissent de côté les traditions. Leurs bureaux ont été conçus par Bill Dowzer, de la firme d’architectes BVN Donovan Hill, qui se spécialise dans la re-conception des bureaux d’avocats. Il reconnaît qu’il est difficile de faire changer le monde juridique, dans lequel la hiérarchie a toujours été au cœur de la culture.

Ayant visité les bureaux australiens réalisés par BVN, McCarthy Tétrault a retenu les services de Bill Dowzer pour s’attaquer à la rénovation de ses bureaux de Québec et Vancouver (prévue pour le début de 2016) afin d’y intégrer les principes innovateurs des environnements de travail alternatifs. Révolutionnaire par son design et son approche globale, le milieu de travail qui en résultera devrait avoir une incidence positive sur la collaboration, la productivité et l’efficacité. Les objectifs comprennent la création d’un environnement plus accueillant et sain pour toute l’équipe de McCarthy Tétrault ainsi que le reflet de l’ambition du bureau de préserver sa réputation d’innovateur et de meneur de l’industrie.

Renforcer les appuis et gérer la résistance avec des stratégies pour le milieu de travail

Tandis que les règles traditionnelles sont réécrites et des composantes de design flexibles sont développées pour répondre aux besoins évolutifs du monde juridique, il faut tenir compte des avantages et des inconvénients.

La technologie permet de plus en plus aux environnements de travail d’optimiser l’usage de l’espace par les gens et les bureaux d’avocats. Les évolutions technologiques permettent une mobilité sans précédent, tant au sein du milieu de travail qu’à l’extérieur de celui-ci. Les avantages d’un bureau à aire ouverte sont indéniables : création et culture de relations, mentorat, collaboration accrue, attraction de talents parmi les millénaires, sentiment de camaraderie, ainsi qu’amélioration de la satisfaction et du moral des employés. Les économies représentent un autre avantage d’une superficie réduite, comme la réduction de la consommation énergétique et de la gestion des activités.

En contraste, les inquiétudes souvent exprimées quant aux nouveaux designs comprennent l’augmentation du niveau de bruit et des distractions, menant à une diminution de la concentration et de la productivité, la vulnérabilité à la propagation des maladies et la mise en danger de la confidentialité, et chacune de ces inquiétudes a ses mérites.

Pourquoi un bureau d’avocats choisirait-il de concevoir un espace qui crée ces problèmes potentiels ? La clé est de cerner ces questions dès le départ et de les régler dans l’approche globale de conception et la stratégie pour le milieu de travail.

Avant de penser aux plaques de plancher et aux plans de salles, les bureaux qui empruntent cette voie devraient d’abord développer une stratégie qui appuiera les objectifs commerciaux menant à l’efficacité organisationnelle, offrant un service à la clientèle exceptionnel, réduisant les coûts, favorisant la collaboration et attirant la prochaine génération d’avocats.

La stratégie en milieu de travail constitue une harmonisation dynamique des tendances de travail d’une organisation avec l’environnement de travail afin de permettre un rendement optimal et une réduction des coûts[1].

Pour galvaniser les appuis et gérer le changement culturel, faites participer différentes personnes au processus d’exploration. Il faut comprendre les besoins de l’organisation et discuter des différentes recommandations pour atteindre une solution qui contribuera à répondre aux besoins actuels et futurs du bureau.

La stratégie en milieu de travail peut faciliter l’atteinte de différents objectifs d’affaires, de l’amélioration du rendement à la réduction des frais immobiliers, en passant par la fusion d’organisations/de cultures, ou encore le déménagement ou la consolidation d’espaces occupés. Elle peut résulter de la compréhension par le bureau qu’il manque d’espace, ou servir de complément à l’intérêt de la direction de procéder à des changements organisationnels.

Peu importe ses objectifs précis, une stratégie en milieu de travail mettra l’accent sur les façons d’utiliser l’espace de façon plus efficace et efficiente. Souvent, les recommandations comprendront un passage d’environnements cellulaires (surtout des bureaux privés) à des plans plus collaboratifs, ou l’introduction de nouvelles méthodes de travail et le passage à un environnement de travail flexible ou agile.

En fin de compte cependant, même si ces plans semblent traiter de détails banals comme des murs, des pupitres et des fenêtres, ils dépendent souvent de l’application des principes de gestion du changement, pour assurer à la fois que la solution finale pour l’environnement de travail satisfait les personnes concernées et que l’approbation interne a été obtenue, en partie grâce à des communications internes sûres.

Le design à l’appui des objectifs de transformation

McCarthy Tétrault a vécu ce processus lorsque nous avons examiné le design de nos bureaux comme élément d’un programme pluriannuel de transformation organisationnelle visant à revitaliser nos activités et à créer un élan de classe mondiale pour l’avenir.

Notre bureau avait déjà un historique d’innovation, notamment en étant devenu le premier bureau d’avocats national canadien et le premier bureau canadien à former ses avocats en gestion de projets. Aujourd’hui, notre programme de transformation nous aide à renforcer l’accent mis sur le développement de solutions pour nos clients afin de créer de la valeur par l’efficacité. Ces changements sont soutenus par une remise en question de nos suppositions quant aux façons dont on pratique le droit, dont les bureaux fonctionnent et dont nous travaillons.

Dans le cadre de ce programme pour adopter un nouveau modèle de prestation de services, réduire les coûts et introduire des technologies d’amélioration de l’efficacité, McCarthy Tétrault a reconnu une occasion d’explorer comment les espaces physiques pourraient être transformés pour suivre l’évolution de l’industrie juridique.

Par une série d’entrevues et de consultations en groupe, nous avons entrepris un processus appuyé par la firme d’architectes BVN afin d’encourager nos gens et de les mettre au défi de re-concevoir l’avenir de notre environnement de travail. Nous les avons invités à nous dire ce qui fonctionne bien, ce qui ne fonctionne pas, et comment ils préfèreraient travailler à l’avenir. Nous avons encouragé nos gens à partager des anecdotes inspirantes quant à comment les modifications de nos solutions d’espace de travail et de technologie pourraient améliorer la capacité de la firme à offrir des services juridiques efficaces.

Pour diffuser la nouvelle approche au sein des équipes, nous avons érigé des modèles des pavillons et stations de travail et invité les gens à les essayer et à faire des commentaires. Nous avons organisé des séances de discussion pour que tous soient informés des progrès touchant la construction et la relocalisation, en prévoyant assez de temps pour recevoir les questions des employés et y répondre. Comme pour les autres aspects d’une transformation efficace, le succès dépend de la direction du bureau, qui doit contribuer à orienter le projet et prendre des décisions qui conviennent à la majorité et à l’avenir du bureau tout en renforçant le consensus au sujet de la meilleure façon de procéder.

Ce processus a engendré une vision nette pour un nouvel environnement de travail et une nouvelle stratégie nationale, que nous mettrons en œuvre dans tous nos bureaux à l’avenir. Notre approche globale s’harmonise à la mission de l’entreprise, à ses valeurs clés et à ses priorités commerciales. Nous remplaçons le modèle hiérarchique typique des bureaux d’avocats traditionnels avec ses portes closes en créant un espace plus flexible (hybride) qui favorise le travail d’équipe et la collaboration tout en se faisant le reflet des méthodes de travail de nos clients. Nous nous attendons à ce que le nouvel espace ait une grande incidence psychologique et physique, qu’il change nos façons d’agir et de travailler.

Permettre l’évolution de l’exercice du droit

La collectivité juridique remet sérieusement en question sa façon d’utiliser l’espace, qui s’assoit où et comment maximiser la flexibilité des environnements standards de bureau pour préparer l’avenir de la profession. Stimulant le changement sur le plan de l’économie et du marché, les environnements de travail non traditionnels pour le bureau d’avocats sont la voie de l’avenir. Même si les sceptiques attendent avant de juger et que certains ne seront jamais convaincus, l’appui global pour des environnements de travail alternatifs dépasse de beaucoup la résistance de leurs détracteurs.

La gestion efficace de la transformation et du changement de culture peut être un défi, mais les pratiques exemplaires déployées par certains des plus grands bureaux du monde démontrent qu’avec l’aide d’un design innovateur soigneusement planifié, il est possible d’introduire des environnements de travail non traditionnels pour aider les bureaux d’avocats tournés vers le futur à évoluer pour devenir des organisations axées sur les clients, efficientes et innovatrices.

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À propos de l’auteure :

Tracie Crook est directrice de l’exploitation pour McCarthy Tétrault. Elle y est responsable des orientations stratégiques et du progrès continu des activités relatives aux services. tcrook@mccarthy.ca

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Footnotes